vdgtuВестник Дагестанского государственного технического университета. Технические наукиHerald of Dagestan State Technical University. Technical Sciences2073-61852542-095XDaghestan State Technical University10.21822/2073-6185-2022-49-1-41-48vdgtu-1038Research ArticleИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ И ТЕЛЕКОММУНИКАЦИИINFORMATION TECHNOLOGY AND TELECOMMUNICATIONSПринципы построения и внедрения интегрированной системы электронного документооборотаPrinciples for the construction and implementation of an integrated electronic document management systemЗолкинА. Л.ZolkinA. L.

Золкин Александр Леонидович, кандидат технических наук, доцент кафедры «Информатики и вычислительной техники»

443010, г. Самара, ул. Льва Толстого, 23;

443010, г. Самара, ул. Чапаевская, 227

Alexander L. Zolkin, Cand. Sci. (Eng.), Assoc. Prof., Department "Informatics and Computer Engineering

23 L.Tolstoy Str., Samara 1443010,

227 Chapaevskaya Str., Samara 1443010

zolkin@samgups.ruТормозовВ. С.TormozovV. S.

Тормозов Владимир Сергеевич, старший преподаватель кафедры «Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных систем»

680035, г. Хабаровск, ул. Тихоокеанская, 136

Vladimir S.Tormozov, Senior Lecturer, Department "Software for Computers and Automated Systems"

136 Tihookeanskaya Str., Khabarovsk 2680035

007465@pnu.edu.ruПоволжский государственный университет телекоммуникаций и информатики (ПГУТИ); Медицинский университет «Реавиз»РоссияPovolzhskiy State University of Telecommunications and Informatics (PGUTI); Reaviz Medical UniversityRussian FederationТихоокеанский государственный университетРоссияPacific National UniversityRussian Federation2022200520224914148Copyright © Золкин А.Л., Тормозов В.С., 20222022Золкин А.Л., Тормозов В.С.Zolkin A.L., Tormozov V.S.Данная работа распространяется под лицензией Creative Commons Attribution 4.0.This work is licensed under a Creative Commons Attribution 4.0 License.https://vestnik.dgtu.ru/jour/article/view/1038Цель

Цель. Целью исследования является формулирование общих принципов построения и функционирования интегрированной системы электронного документооборота, а также доказательство преимуществ автоматизации документооборота.

Метод

Метод. В основе исследования лежат методы работы с электронными документами, поиска, обработки и хранения информации; методы автоматизации делопроизводственных функций.

Результат

Результат. Определены потенциальные преимущества систем электронного документооборота: совершенствование документационного обеспечения внутриорганизационных и внешних коммуникаций с целью улучшения регулирования и координации операционной деятельности, взаимосогласования и корректировки управленческих решений. Доказана специфика электронных документов, особенно в части юридической силы, действительности, способов хранения, применения открытых форм и стандартов записи для обмена электронными документами.

Вывод

Вывод. Широкое применение систем электронного документооборота позволит распространить их функциональное содержание как информационную среду управления, контроля и коллективного взаимодействия. Особую актуальность приобретает юридическое обоснование удостоверения подлинности электронных документов с помощью электронной цифровой подписи или с помощью системы договоров между участниками электронного обмена. Электронные документы имеют физическую и логическую структуру, не совпадают с прежними представлениями о документе.

Objective

Objective. Formulate the general principles for the construction and operation of an integrated electronic document management system, as well as list the possibilities of document management automation.

Method

Method. The article is based on methods of working with electronic documents, methods of searching, processing and storing information, methods of automating various office functions.

Result

Result. The potential advantages of electronic document management systems are identified, which are the improvement of documentary support for intra-organizational and external communications in order to improve the regulation and coordination of operational activities, mutual agreement and adjustment of management decisions.

Conclusion

Conclusion. The widespread use of electronic document management systems will make it possible to distribute their functional content as an information environment for management, control and collective interaction. There are specifics of electronic documents, especially in terms of legal force, validity, storage methods, use of open forms and recording standards for the exchange of electronic documents. At the same time, the legal justification for certifying the authenticity of electronic documents using an electronic digital signature or using a system of contracts between participants in an electronic exchange is of great importance. Electronic documents have a physical and logical structure that do not coincide with previous ideas about a document as a rigid, unchanging structure of information and its carrier.

электронный документооборотсистемы электронного документооборотаинформационно-коммуникационные технологииотраслевое документоведениепрограммное обеспечениеelectronic document managementelectronic document management systemsinformation and communication technologiesbranch document managementsoftwareРабота выполнена при поддержке Минобрнауки РФ, дополнительное соглашение от 21.04.2020 № 075-02-2020-1529/1The work was supported by the Ministry of Education and Science of the Russian Federation, supplementary agreement No. 075-02-2020-1529/1 dated April 21, 2020ReferencesБасаков М. И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения): Учебное пособие М.: КноРус, 2013. – 215 с.Basakov M. I. Documentary support of management (with the basics of archiving): Textbook M.: KnoRus, 2013; 215 (In Russ)Белая Т. Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АС ДОУ//Делопроизводство. – 2010. – № 3. – С. 40–47.Belaya T. R. Automated system of documentation support for management: organization of the creation of an AS DOW [Deloproizvodstvo] Office work. 2010; 3: 40–47. (In Russ)Бикеева М.В., Кислякова А.С. Роль системы электронного документооборота для современного предприятия // Экономические исследования и разработки, 2017. – № 4. – С. 32–41.Bikeeva M.V., Kislyakova A.S. The role of an electronic document management system for a modern enterprise. [Ekonomicheskiye issledovaniya i razrabotki] Economic Research and Development, 2017; 4: 32–41. (In Russ)Досмухамедов Б. Р. Формирование технологии микрокредитования на основе использования системы электронного документооборота: дисс. ... канд. технич. наук: 05.13.10 / Досмухамедов Булат Рамильевич. – Астрахань, 2014. – 189 с.Dosmukhamedov B.R. Formation of microcredit technology based on the use of an electronic document management system: diss. ... cand. tech. Sciences: 05.13.10 / Dosmukhamedov Bulat Ramilevich. Astrakhan, 2014; 189. (In Russ)Fahrner H., Kirrmann S., Gainey M., Schmucker M., Vogel M., Heinemann F. E. Multimodal Document Management in Radiotherapy, an Update //Journal of Radiation Oncology Informatics. – 2019. – Vol. 10. – No 1. – С. 9-19.Fahrner H., Kirrmann S., Gainey M., Schmucker M., Vogel M., Heinemann F. E. Multimodal Document Management in Radiotherapy, an Update. Journal of Radiation Oncology Informatics. 2019; 10(1): 9-19.Иванова Е.В. Автоматизация документооборота на предприятии//Наука и образование в жизни современного общества:вестник науч. конф. по материалам межд. науч.-практ. конф. Тамбов, 2016. Ч.5. № 3–5 (7). С. 51–53.Ivanova E. V. Automation of workflow at the enterprise // Science and education in the life of modern society: scientific bulletin. conf. according to the materials of the International scientific-practical. conf. Tambov, 2016; 5(3–5 (7): 51–53. (In Russ)Климов Б. А., Романов Д. Ю. Анализ систем документооборота в проектах по разработке программного обеспечении // Бизнес-информатика. – 2010. – № 2(12). – C. 15–23.Klimov B.A., Romanov D.Yu. Analysis of document management systems in software development projects.[Biznesinformatika] Business Informatics. 2010; 2 (12): 15–23. (In Russ)Ковалев Е.Е. Системы электронного документооборота: Учебное пособие. Москва: Спутник+, 2013. – 157 с.Kovalev E.E. Electronic Document Management Systems: Textbook. Moscow: Sputnik +, 2013; 157. (In Russ)Куняев Н. Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот: Учебник. М: Логос, 2011. – 452 с.N. N. Kunyaev, A. S. Demushkin, and A. G. Fabrichnov, Russ. Confidential office work and secure electronic document management: Textbook. M: Logos, 2011; 452. (In Russ)Курченков К. Б. Электронный документооборот. Критерии разработки систем электронного документооборота // Вестник Воронежского института высоких технологий. – 2014. – № 12. – С. 102–106.Kurchenkov K. B. Electronic document management. Criteria for the development of electronic document management systems. [Vestnik Voronezhskogo instituta vysokikh tekhnologiy] Bulletin of the Voronezh Institute of High Technologies. 2014; 12: 102–106. (In Russ)Линев А. А. Современная СЭД: от работы с документами к управлению эффективностью // Делопроизводство. – 2014. – № 1. – С. 14–19.Linev A. A. Modern EDMS: from working with documents to performance management [Deloproizvodstvo] Office work. 2014;1:14–19. (In Russ)Лобанов Г. А. Информация как объект гражданского права // Научно-техническая информация. Организация и методика информационной работы. – 1999. – № 6. – С. 8–15.Lobanov G. A. Information as an object of civil law. [Nauchno-tekhnicheskaya informatsiya. Organizatsiya i metodika informatsionnoy raboty] Scientific and technical information. Organization and methodology of information work. 1999; 6: 8–15. (In Russ)Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс. Проблемы теории и практики управления. – 2002. – № 6. – С. 49–56.Ostello M. Influence of new information technology on the management process. [Problemy teorii i praktiki upravleniya] Problems of theory and practice of management. 2002; 6:49–56. (In Russ)Полушина Л. В. Внедрение системы электронного документооборота//Современные технологии делопроизводства и документооборота. – 2015. – № 4 (52). – С. 41–59.Polushina L.V. Implementation of an electronic document management system. [Sovremennyye tekhnologii deloproizvodstva i dokumentooborota]Modern technologies of office work and document circulation. 2015; 4 (52): 41–59. (In Russ)Романченко Е. В. Теоретические и практические аспекты внедрения систем электронного документооборота в холдингах Российской Федерации: автореф. дис. ... канд. историч. наук: 05.25.02 / Романченко Елена Валерьевна. – Москва, 2013. – 24 с.Romanchenko E. V. Theoretical and practical aspects of the implementation of electronic document management systems in holdings of the Russian Federation: author. dis. ... cand. historical Sciences: 05.25.02 / Romanchenko Elena Valerevna. Moscow, 2013;24. (In Russ)Тормозов В. С., Золкин А. Л., Василенко К. А. Структурная оптимизация персептрона с помощью аппарата эволюционного моделирования для задачи прогнозирования значений временных рядов //Промышленные АСУ и контроллеры. – 2020. – №. 8. – С. 40-45.Tormozov V. S., Zolkin A. L., Vasilenko K. A. Structural optimization of the perceptron using the evolutionary modeling apparatus for the problem of predicting the values of time series. Industrial ACS and controllers. 2020; 8: 40-45. (In Russ)Столярова В.Н., Зайцева Е.В. Системы электронного документооборота (СЭД) в обеспечении управленческой деятельности. // Региональное развитие: стратегии и человеческий капитал: материалы Международной научнопрактической конференции [г. Екатеринбург, 10-11 апреля 2014 г.: в 2-х т.]. – Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2014. – Т. 1. – С. 142-150.Stolyarova V.N., Zaitseva E.V. Electronic document management systems (EDMS) in providing management activities//Regional development: strategies and human capital: materials of the International scientific and practical conference [g. Yekaterinburg, April 10-11, 2014: in 2 volumes]. Yekaterinburg: Ural Publishing House. un-ta, 2014;1:. 142-150. (In Russ)Тарануха С. Н. Информационные системы в экономике. Современные системы электронного документооборота: Учебное пособие. – Санкт-Петербург: Санкт-Петербургский гос. ун-т водных коммуникаций, 2011. – 168 с.Taranukha S. N. Information systems in the economy. Modern systems of electronic document management: Textbook. St. Petersburg: St. Petersburg State. University of Water Communications, 2011; 168. (In Russ)Чернов В. Н. Системы электронного документооборота: Учебник. – М: РАГС, 2009. – 84 с.Chernov VN Electronic document management systems: Textbook. M: RAGS, 2009; 84. (In Russ)Хашева И. А. Практика использования информационно-коммуникационных технологий при оказании государственных услуг// Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. – 2009. – № 4. – С. 99–108.Khasheva I. A. The practice of using information and communication technologies in the provision of public services. [Gosudarstvennoye i munitsipal'noye upravleniye. Uchenyye zapiski SKAGS] State and municipal management. Scientific notes of SKAGS. 2009; 4: 99–108. (In Russ)Круковский М. Ю. Практический расчет эффективности системы электронного документооборота//Системы поддержки принятия решений. СППР. – 2006. – Т. 2006. – №. 2. – C. 86-89.Krukovsky M. Yu. Practical calculation of the efficiency of the electronic document management system. [Sistemy podderzhki prinyatiya resheniy. SPPR] Decision support systems. DSS. 2006; 2: 86-89. (In Russ)

The authors declare that there are no conflicts of interest present.